Waar je ook werkt en in wat voor organisatie dan ook: (financiële) controle is van het allergrootste belang. Dit geldt de komende jaren zeker ook voor Nederlandse gemeenten, aangezien de gemeentelijke financiën onder druk staan. Dit komt mede door het Ravijnjaar en daarmee de onzekerheid over de bijdrage die de gemeenten mogen ontvangen vanuit het rijk. Zowel bestuurders als de ambtelijke organisatie hebben duidelijk inzicht nodig in de financiën en de kwaliteit van processen. Met behulp van dat inzicht ontstaat beheersing. Dat geeft de rust en de ruimte om toekomstgerichte plannen te maken.
Wat is Planning & Control en waarom is het belangrijk?
Een planning- en controlcyclus (P&C) is een jaarlijks terugkerende cyclus, met als doel om het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente te beheersen. De cyclus dwingt tot het maken van plannen, de uitvoering te monitoren, bij te sturen waar nodig en te verantwoorden.
P&C binnen een gemeente, gemeenschappelijke regelingen of provincie zijn cruciale processen om te zorgen voor efficiëntie, effectiviteit en transparantie in het lokale bestuur. Het helpt bij het identificeren van kansen en zo continu te kunnen verbeteren. Dankzij een goede en zorgvuldige planning- en controlcyclus ben je als gemeente meer ‘in control’. Het vergroot de kans op het behalen van de gewenste (maatschappelijke) resultaten.
De onderdelen van een P&C Cyclus
Financiële functies die ondersteunen bij
de P&C Cyclus
Bij de P&C Cyclus zijn meerdere medewerkers betrokken, welke hieronder worden toegelicht.
Concern control
De concerncontroller verzamelt financiële gegevens, analyseert de financiële prestaties van de gehele gemeente en stelt rapportages op die inzicht geven in de financiële positie, budgetprojecties van de gemeente en adviseert het management en bestuur over rechtmatigheid, doelmatigheid en strategische keuzes.
Coördinatie planning en control
Een coördinator speelt een cruciale rol binnen de organisatie op het gebied van planning en realisatie van de planning- en controldocumenten. Een coördinator draagt zorg voor tijdigheid, kwaliteit en afstemming met de diverse stakeholders binnen de organisatie.
Business control
De businesscontroller is gesprekspartner op strategisch niveau op een beleidsterrein of domein. Businesscontrolling is actief betrokken bij de business vanaf het begin van elk proces tot aan de besluitvorming.
Financial control
De financial controller houdt zich bezig met alle financiële aspecten, zoals financiële rapportages, investeringsanalyses, kostenverrekkingen, balansen, winst- en verliesrekeningen, begrotingen, jaarrekeningen en meerjarenplannen.
AO/IC
Administratieve Organisatie en Interne Controle zorgen voor transparante bedrijfsprocessen. De Administratieve Organisatie omvat alle procedures, werkinstructies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie en toont aan hoe processen zijn ingericht.
De Interne Controle of Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is de onafhankelijk controle rol die bepaalt of de processen in de praktijk ook zo werken en uitgevoerd worden als zou moeten.
Uitdagingen
De lokale overheid staat voor diverse uitdagingen bij het implementeren van effectieve planning en control, zoals:
- Complexiteit van wet- en regelgeving: voldoen aan de eisen van nationale en EU-wetgeving.
- Budgettaire krapte: omgaan met beperkte financiële middelen in tijden van lagere bijdragen vanuit de Rijksoverheid.
- Veranderende behoeften van de maatschappij: inspelen op de dynamische behoeften en verwachtingen van de lokale burgers en ondernemers.
Ondersteuning bij Finance, Planning & Control
Bij Haute Equipe hebben we financiële adviseurs in huis om jouw organisatie bij finance, planning & control te ondersteunen. In het verleden hebben we ondersteuning geboden voor bovenstaande functies bij meerdere gemeenten in Nederland.