Versterken van de control organisatie - Gemeente Medemblik

Transparantie richting gemeenteraad, inwoners en toezichthouders

Gemeenten moeten zich steeds meer verantwoorden over hun doen en laten. Transparantie over zowel de dienstverlening aan inwoners als de inkomsten en uitgaven wordt steeds belangrijker. Zeker gezien het broze vertrouwen tussen inwoners en de overheid. Ook de gemeente Medemblik wilde de control-organisatie versterken. In dat kader stelde de organisatie op verschillende plekken control functies aan. De gemeente was zoekende hoe ze de kwaliteit van gemeentelijke processen verbeteren en borgen. En hoe ze hierbij vervolgens de control het beste regelt. Als kwartiermaker en concerncontroller kreeg adviseur bedrijfsvoering Mark Besteman de opdracht om dit realiseren.

(Corncern)controller - Gemeente in Control Model

01 Uitdaging

Gemeenten zijn verplicht om hun handelen en de kwaliteit van gemeentelijke processen te verantwoorden aan de gemeenteraad, inwoners en toezichthouders. Bij de gemeente Medemblik waren al diverse controlfuncties in de organisatie gecreëerd: een concerncontroller, interne auditors, business‑controllers, een Chief Information Security Officer (CISO) en een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Toch bleek de control nog onvoldoende ontwikkeld en niet scherp gepositioneerd om de kwaliteit van gemeentelijke processen te waarborgen. De FG, CISO en interne auditors waren in de tweede lijn geplaatst, waardoor uitvoering en toezicht teveel door elkaar liepen. Dat is ongewenst, want de control is dan zowel speler als scheidsrechter in hetzelfde proces.

02 Oplossing

Om de control te versterken en in positie te brengen, werd er gewerkt vanuit het gedachtegoed van het Three Lines Model (3LM). De kern van het 3LM is dat de eerste lijn verantwoordelijk is voor de uitvoering. De tweede lijn is ondersteunend aan de eerste lijn. Daarmee is deze lijn medeverantwoordelijk voor het op orde houden en brengen van processen. De derde lijn is verantwoordelijk voor onafhankelijke toetsing van de verschillende bouwstenen binnen het gemeentelijke Control-model. Een goede wisselwerking tussen de lijnen komt de kwaliteit ten goede.

Belangrijke uitgangspunten van deze opdracht waren het beter borgen van de onafhankelijkheid en het verduidelijken van rollen. Adviseur Mark heeft samenhang aangebracht door de control-functies te bundelen en onder te brengen in een team concerncontrol. Het team werd rechtstreeks onder de gemeentesecretaris gepositioneerd. Daarmee is de control beter in positie gebracht. Een heldere visie op zowel control als het Control-model heeft het team geholpen een koers te kiezen. Ook het expliciet maken van kerntaken en speerpunten heeft richting gegeven aan de verdere professionalisering.

03 Resultaat

Het team Concerncontrol levert nu onafhankelijke rapportages, interne audits en praktische adviezen die de kwaliteit van processen direct verbeteren. Een pragmatische, oplossingsgerichte houding zorgt ervoor dat de controle niet alleen toetst, maar ook meewerkt aan de oplossing van vraagstukken.

De nieuwe positie onder de gemeentesecretaris wordt breed gewaardeerd. Het team wordt gezien als een betrouwbare strategische sparringpartner. Door de gecombineerde expertise uit verschillende controlfuncties heeft gemeente Medemblik nu meer grip gekregen op:

Rechtmatig en doelmatig handelen.
Bewaking van financiële en operationele kaders.
Bescherming van persoonsgegevens en informatiebeveiliging.
Transparante verantwoording naar management, bestuur en inwoners.

Het resultaat is een gemeente die meer in control is – met meer zekerheid dat doelen binnen de gestelde kaders worden gerealiseerd. Daar plukken zowel de raad, toezichthouders als inwoners uiteindelijk de vruchten van.