Planning & Control – Gemeente Hollands Kroon

Opdrachtgever
Hollands Kroon
Domein
Bedrijfsvoering
Onderwerp
Financial control
Adviseur(s)
  • Gerrit Stam

Opstellen van de jaarrekening ten tijde van systeemmigratie

In tijden van een migratie naar een nieuw financieel systeem is het onvermijdelijk dat kinderziektes de kop op steken. Bij gemeente Hollands Kroon resulteerde dit in een achterstand van reguliere taken, zoals het opstellen van de jaarrekening en het doen van interne controles. Adviseur Gerrit Stam schoot de gemeente Hollands Kroon te hulp bij het opstellen van de jaarrekening.

Hollands Kroon

01 Uitdaging

In 2022 stapte Hollands Kroon over op nieuwe software voor de financiële administratie. Voor de implementatie van dit pakket was 3 maanden uitgetrokken. In de praktijk bleek dat deze periode te kort was voor een gedegen overstap. Toen ook een aantal ervaren medewerkers vertrok en de achterstanden in de financiële administratie opliepen, werd er naar een externe coördinator jaarrekening gezocht. Na enige gesprekken werd duidelijk dat de implementatie van het pakket op bepaalde onderdelen nog niet was afgerond en de routine om ermee om te gaan in opbouw was, waardoor het halen van de deadline voor de jaarrekening in gevaar kwam.

02 Oplossing

Inhoudelijk werd met het team structuur aangebracht in de werkzaamheden. Een minutieuze planning werd gemaakt en de taken werden verdeeld. Dit alles in de wetenschap dat het een uitdaging was een ‘schone’ accountantsverklaring te krijgen. De portefeuillehouder en het directieteam werden meegenomen in de getemperde verwachtingen. Met de VIC-functie (Verbijzonderde Interne Controle) werden afspraken gemaakt over de kwaliteit van de dossiers, die vanwege de achterstanden niet de hoge standaard kon halen die we normaliter ambieerden.

03 Resultaat

De jaarrekening kwam er, nipt op tijd. De accountant verstrekte een verklaring met een lijst van aanbevelingen en verbeterpunten. In combinatie met de opgedane ervaringen werd in 2023 een aantal softcloses gehouden. Voornaamste aandachtspunten waren de afwikkeling van balansposten en de aansluiting op de subsystemen. Hierdoor was in een vroeg stadium helder op welke onderwerpen we alert moesten zijn bij het maken van de jaarrekening 2023. Die kwam er via een ordelijk en geregeld proces, en werd door de raad vastgesteld in mei 2024.

Hulp bij planning & control?

Wil je hulp bij financial control? Onze adviseurs bieden ondersteuning. Neem gerust eens contact op met Adviseur Planning & Control Gerrit Stam.

Gerrit Stam - Haute Equipe
Jouw adviseur voor dit thema
06- 51 66 91 26

Cases waar we trots op zijn

EFRO-subsidie Fieldlab Vertical Farming 2.0
Subsidies

EFRO-subsidie Fieldlab Vertical Farming 2.0

We hielpen Fieldlab Vertical Farming bij het verkrijgen van een EFRO-subsidie om hun kennispositie te verstevigen.
Foto gemeente Kampen @Foto Tennekes 1
Subsidies

Verbeterd subsidieproces – Gemeente Kampen

De gemeente Kampen voelde de noodzaak om hun subsidieproces te herzien. Onze juridisch adviseurs boden ondersteuning.
Koeien in de wei
Subsidies

Succesvolle EIC subsidieaanvraag – Chaincraft

ChainCraft was in 2023 één van de slechts vier Nederlandse bedrijven die een EIC Accelerator subsidie ophaalde.
Alle cases