Opstellen van de jaarrekening ten tijde van systeemmigratie
In tijden van een migratie naar een nieuw financieel systeem is het onvermijdelijk dat kinderziektes de kop op steken. Bij gemeente Hollands Kroon resulteerde dit in een achterstand van reguliere taken, zoals het opstellen van de jaarrekening en het doen van interne controles. Adviseur Gerrit Stam schoot de gemeente Hollands Kroon te hulp bij het opstellen van de jaarrekening.
01 Uitdaging
In 2022 stapte Hollands Kroon over op nieuwe software voor de financiële administratie. Voor de implementatie van dit pakket was 3 maanden uitgetrokken. In de praktijk bleek dat deze periode te kort was voor een gedegen overstap. Toen ook een aantal ervaren medewerkers vertrok en de achterstanden in de financiële administratie opliepen, werd er naar een externe coördinator jaarrekening gezocht. Na enige gesprekken werd duidelijk dat de implementatie van het pakket op bepaalde onderdelen nog niet was afgerond en de routine om ermee om te gaan in opbouw was, waardoor het halen van de deadline voor de jaarrekening in gevaar kwam.
02 Oplossing
Haute Equipe bracht met Gerrit een zeer ervaren finance professional aan, die zijn kennis combineert met de wijsheid der jaren. Om te beginnen werd – in overleg met de concerncontroller – contact gelegd met de accountant en de provincie om de verwachtingen rondom het jaarrekeningtraject te managen. Ook werd de planning opgerekt tot formeel de laatste mogelijkheid om de jaarrekening in de raad vast te stellen. Vervolgens werd adviseur Niels vanuit Haute Equipe als extra capaciteit ingehuurd ter overbrugging naar nieuwe vaste medewerkers.
Inhoudelijk werd met het team structuur aangebracht in de werkzaamheden. Een minutieuze planning werd gemaakt en de taken werden verdeeld. Dit alles in de wetenschap dat het een uitdaging was een ‘schone’ accountantsverklaring te krijgen. De portefeuillehouder en het directieteam werden meegenomen in de getemperde verwachtingen. Met de VIC-functie (Verbijzonderde Interne Controle) werden afspraken gemaakt over de kwaliteit van de dossiers, die vanwege de achterstanden niet de hoge standaard kon halen die we normaliter ambieerden.
03 Resultaat
De jaarrekening kwam er, nipt op tijd. De accountant verstrekte een verklaring met een lijst van aanbevelingen en verbeterpunten. In combinatie met de opgedane ervaringen werd in 2023 een aantal softcloses gehouden. Voornaamste aandachtspunten waren de afwikkeling van balansposten en de aansluiting op de subsystemen. Hierdoor was in een vroeg stadium helder op welke onderwerpen we alert moesten zijn bij het maken van de jaarrekening 2023. Die kwam er via een ordelijk en geregeld proces, en werd door de raad vastgesteld in mei 2024.
Hulp bij planning & control?
Wil je hulp bij financial control? Onze adviseurs bieden ondersteuning. Neem gerust eens contact op met Adviseur Planning & Control Gerrit Stam.