Bij Haute Equipe lopen we al jaren rond bij gemeenten en weten we als geen ander hoe AO/IC processen in elkaar steken. Ook weten we wat de beheersingsmaatregelen binnen processen moeten zijn. Wij zijn doorzien processen snel en verbeteren ze efficiënt. Niet met allerlei theoretische dashboarden en modellen, maar met een effectieve praktische aanpak.
Wat is een AO/IC?
Met AO/IC bedoelen we de Administratieve Organisatie en Interne Controle. De Administratieve Organisatie omvat alle processen, procedures, werkinstructies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie. Zie het als de manier waarop processen zijn ingericht, zoals de administratieve stappen die doorlopen moeten worden voordat een betaling plaatsvindt. Een centrale vraag binnen AO/IC is dan ook: hoe zorgen we ervoor dat de processen binnen de gemeente netjes worden doorlopen, zodat wordt voldaan aan wet- en regelgeving?
De Interne Controle of Verbijzonderde Interne Controle is de onafhankelijk controle rol die bepaalt of de processen in de praktijk ook zo werken en uitgevoerd worden als zou moeten. De Interne Controle voert audits uit over verschillende processen en rapporteert hier bevindingen over. In dit soort IC rapportages staat welke processen er goed lopen en waar het beter kan.
Administratieve organisatie
Zoals gezegd staat AO voor Administratieve Organisatie. Het is het vakgebied binnen de informatiekunde en bedrijfsleer. Centraal binnen de Administratieve Organisatie is de taak om zich bezig te houden met het functioneren van de organisatie.
De accountant is een typische rol binnen de Administratieve Organisatie. Hij of zij bekijkt bedrijfsprocessen, analyseert waar risico’s in verstopt kunnen zitten, onderzoekt waar meer controle nodig is en brengt alle processen van de AO in kaart. Hierbij gaat het niet alleen om de financiële processen, maar ook om ICT en HRM.
Interne controle
Onder interne beheersingsmaatregelen valt de Interne Controle. Deze IC bekijkt en controleert alle bedrijfsprocessen en stuurt aan waar nodig is. Een praktijkvoorbeeld hiervan is de plan-do-check-act cyclus, oftewel de Planning en Control cyclus.
Waarom is AO/IC zo belangrijk?
Een zorgvuldig AO/IC voorkomt en beperkt de risico’s die gepaard kunnen gaan met de bedrijfsvoering. Een goed functionerende AO/IC heeft oog voor de organisatie doelstellingen, de waarde van de bedrijfsmiddelen en de betrouwbaarheid van bedrijfsinformatie. Bovendien toon je door een AO/IC te voeren aan dat jouw organisatie verantwoordelijk te werk gaat. Je voert immers controle uit op de administratie en declaratieprocessen.
3 onderdelen van AO/IC
De AO/IC verdelen we onder in drie onderdelen: het beschrijven van de AO/IC, het uitvoeren ervan en de relatie tussen de AO/IC en Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vergelijken.
Het doel van AO/IC
Het doel van AO/IC is om de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar te stellen, wat ertoe leidt dat je de organisatie beter beheert en stuurt. Bovendien zorgt een goede AO/IC voor transparante bedrijfsprocessen. Het geeft inzicht in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Ook identificeer en beheers je risico’s snel en efficiënt, en stel je betrouwbare managementrapportages op.
Vanuit Haute Equipe ondersteunen we bij verschillende taken binnen de AO/IC, zoals procesbeschrijving, adviezen ter verbetering van processen en een voorstel voor een nieuw proces.
Hoe helpt Haute Equipe bij AO/IC?
Haute Equipe is een betrouwbare partner op het gebied van Administratieve Organisatie en Interne Controle. Onze experts weten alles van processen binnen gemeenten en zijn goed op de hoogte van de wet-en regelgeving. Daardoor kunnen zij de rechtmatigheid van geldstromen controleren en vaststellen.