De Planning en controlcyclus vormt het hart van de organisatie. Het geeft inzicht in waar je in relatie tot de doelstellingen staat. Dankzij een goede en zorgvuldige planning-en-controlecyclus ben je als gemeente meer ‘in control’. Je realiseert adequate inrichting van de plannen en doelstellingen binnen de organisatie. Plannen en beheersen zijn onlosmakelijk verbonden met de P&C cyclus.
Wat is een Planning en Control cyclus?
Een planning-en-controlcyclus, ook wel P&C, is een jaarlijks terugkerende cyclus, met als doel om het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente te beheersen. De cyclus geeft inzicht in de doelstellingen van de gemeente, of ze deze bereikt en welke financiële middelen daarvoor nodig zijn.
Bij Haute Equipe spreken we ook wel van ‘management control’. Dat kan je vrij vertalen naar: hoe zorg je ervoor dat je processen en ontwikkelingen goed beheerst, zodat we ook daadwerkelijk maatschappelijk resultaat behalen? Met een goede P&C cyclus helpen we organisaties bij het stellen van doelen, het vertalen naar concrete plannen en hierover te rapporteren.
Hoe ziet dit er bij de gemeente uit?
De indeling van de gemeentelijke P&C ligt voor een groot deel al vast (volgens de wet). Zo moet de gemeente een begroting en een jaarrekening maken volgens vooropgestelde eisen. Ook moeten ze vrijwel altijd een kader- of voorjaarsnota opstellen en één of meerdere rapportages over de voortgang.
We delen de P&C cyclus binnen gemeenten op in vier fasen:
- Plan - In de begroting ligt het plan voor het aankomende jaar vast.
- Do - Rapportages bewaken de voortgang van het plan en de uitvoering.
- Check - De jaarrekening wordt opgesteld als ware een ‘check’ middel (een check over de realisatie van het hele jaar).
- Act - Tot slot stelt men het beleid bij in de vorm van de voorjaarsnota of kadernota, op basis van de jaarrekening. Deze aanpassing wordt meegenomen in de nieuwe jaarbegroting. Zo is de cyclus weer compleet.
Vanuit Haute Equipe ondersteunen we in elk van bovenstaande fases. Het hangt af van waar de behoefte binnen je organisatie ligt. Onze experts zijn breed inzetbaar in rollen als teamleider, manager, directielid, budgethouder, projectleider en financieel adviseur.
Waarom is een P&C cyclus belangrijk?
De P&C cyclus is een belangrijk instrument. De belangrijkste reden is het geven van richting aan het financieel proces van de organisatie en het in de gaten houden van de financiële koers binnen de organisatie.
Onderdelen van een Planning en Control cyclus
Tijdens de cyclus worden verschillende onderdelen doorlopen. Zie ook de vier fases hierboven. Als we iets dieper kijken, kunnen we deze fases uitbreiden:
Het bepalen van de visie en missie
Het is belangrijk om helder te hebben wat de organisatie wil bereiken in de komende jaren. Welke ambities spelen er en hoe gaat de toekomst eruit zien? Als de organisatie deze visie en missie duidelijk voor ogen heeft, ontstaat er gemakkelijker een gezamenlijk gedragen beeld om naartoe te werken. Ook op financieel gebied.
Het beschrijven van de strategie en doelstellingen
Als de organisatie de visie en missie eenmaal bepaald heeft, worden doelstellingen bepaald en in een strategie vertaald om deze doelstellingen te behalen. Financiële doelstellingen zijn hier uiteraard onderdeel van.
Het opstellen van jaarplannen
Door als organisatie een jaarplan en/of meerjarenplan op te stellen, geef je de strategie en doelstellingen een helder kader en een financiële onderbouwing. In dit jaarplan staat duidelijk welke activiteiten er nodig zijn om de doelstellingen te halen en welke kosten dan wel baten hierbij horen.
Het maken van rapportages voor de verantwoording
De organisatie moet zowel over de financiële cijfers als de inhoud verantwoording afleggen. Door middel van systematische documentatie houd je een vinger aan de pols en waarborg je de uitvoering van het plan. In dit soort rapportages geef je antwoord op de vraag hoe het met het behalen van de gestelde doelen staat, hoe het financiële plaatje eruit ziet en of je als organisatie nog op schema loopt.
Evalueren
Evaluatie is een onmisbaar onderdeel van de P&C. Zo krijg je inzicht in vragen als hoe het met de financiële kant van de organisatie staat, wat de rapportages over de financiën zeggen en of ingrijpen eventueel nodig is. Dankzij de evaluatie zijn alle betrokkenen constant op de hoogte van het proces. Ook overleg je samen of de route nog steeds juist is.
Hoe helpt Haute Equipe bij het opzetten van een P&C cyclus?
Bij Haute Equipe hebben we dé experts in huis om binnen de planning en control cyclus van jouw organisatie te ondersteunen. Haute Equipers zijn adviseurs die zoeken naar samenwerking. Ze beschikken zowel over inhoudelijke kennis als kennis van de omgeving/maatschappelijke uitdagingen. Ze brengen de vaardigheden die nodig zijn om professioneel, politiek-sensitief en deskundig te adviseren. Ze zijn altijd op zoek naar mogelijkheden om impact te maken, waardoor maatschappelijk resultaat gerealiseerd wordt.
Haute Equipers komen bovendien nooit alleen. Binnen Haute Equipe hebben we diverse expertises. Hierdoor biedt Haute Equipe een brede aanpak, waardoor we problemen samen met jouw organisatie integraal bekijken en oplossen.
Ben je benieuwd naar wat Haute Equipe adviseurs voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op via de contactpagina.
Wil je ons team versterken binnen het domein bedrijfsvoering? Ontdek onze vacatures!
Over Haute Equipe
Haute Equipe is een adviesbureau met lef. Wij werken in het publieke domein op het gebied van bedrijfsvoering, juridische zaken, subsidies en sociaal domein. Wij delen onze kennis en adviseren bij onze veelal trouwe klanten. Daarnaast besteden we veel tijd en aandacht aan het voortdurend opleiden van onze mensen en starten we regelmatig speciale programma’s voor trainees. Daarbij zoeken we steeds de samenwerking met onze klanten.