Financial control - Gemeente Hollands Kroon

Financiële controle tijdens migratie naar nieuw financieel systeem

Iedere gemeente loopt er elke paar jaar tegenaan: het overstappen naar een nieuw financieel systeem. Dit gaat altijd gepaard met verschillende kinderziektes, waardoor reguliere taken bij financiële medewerkers, zoals het opstellen van de jaarrekening en het doen van interne controles, in de knel dreigen te komen. Adviseur Niels Bosch bood de gemeente Hollands Kroon ondersteuning om de financiële controle te behouden.

01 Uitdaging

Tijdens de migratie naar het financiële systeem bleken meerdere sub-administraties niet direct aan te sluiten op het nieuwe systeem. Een veelvoorkomende uitdaging bij systeemmigraties. Bovendien moesten een hoop mensen binnen de organisatie leren werken met het nieuwe systeem en verschillende processen moesten worden aangepast. En dat allemaal terwijl de Planning & Control-cyclus gewoon doorloopt. Dit resulteerde bij de gemeente Hollands Kroon in een achterstand. Adviseur Niels Bosch schoot als financieel controller te hulp om dit in te halen, zodat de overstap naar het nieuwe systeem door kon gaan.

02 Oplossing

De gemeente had een moeilijk implementatiejaar achter de rug en de jaarrekening moest worden opgesteld. In eerste instantie was het belangrijk om alle opgelopen achterstanden bij de administratie weg te werken en daarna de cijfers op de juiste manier te presenteren. De eerste uitdaging die Niels als adviseur hierbij aanging was dus om orde aan te brengen in de financiële cijfers.

Met veel teamwork en hard werken lukte het om met een goedkeurende verklaring de jaarrekening te presenteren aan de gemeenteraad. Daarna volgende de uitdaging om de controle terug te krijgen op alle financiële processen.

In de loop van het jaar konden met behulp van twee nieuwe interne medewerkers alle werkzaamheden beter verdeeld worden en kwam er voor het team ruimte om de treasuryfunctie en de fiscaliteitfunctie weer sterk neer te zetten. Zo ontstond er vervolgens tijd om de administraties, interne controles en rapportages weer maandelijks uit te voeren. Nadat Niels zijn ervaring en kennis had overgedragen aan de nieuwe vaste medewerkers waren de gewenste resultaten behaald en liep zijn opdracht af.

03 Resultaat

Nu de organisatie de controle terug heeft over de meeste financiële processen, heeft het team Financieel Advies en Beleid meer ruimte voor belangrijke taken, zoals advisering van de organisatie en het bestuur en kunnen er met behulp van rapportages, analyses en businesscases strategischere beslissingen genomen worden richting de toekomst. Het bestuur kan daarmee beter afgewogen beslissingen nemen waar uiteindelijk de inwoner het meest profijt van heeft.