Zomaar een dag als coördinator jaarrekening
Het is nog donker binnen wanneer ik de eerste verdieping van het gemeentehuis van Hollands Kroon betreed. Al sinds het bestaan van deze gemeente (in 2012 ontstaan door een fusie) wordt zoveel mogelijk digitaal gewerkt. Bovendien komt de inwoner niet naar de gemeente, maar gaat de gemeente naar de inwoner. Zodoende zijn er misschien 70 werkplekken op zo’n 350 ambtenaren. Die plekken zijn nooit allemaal bezet.
Lichten aan en laptop open. Dat ik niemand zie betekent niet dat er niet al hard wordt gewerkt. Via Sharepoint ontdek ik dat meerdere collega’s al zijn ingelogd. Mooi, want er moet veel gebeuren en de deadlines staan vast.
Sinds oktober vorig jaar word ik ingezet als coördinator jaarrekening. Dat klinkt als een routineklus, maar dat is het allerminst. Door de overhaaste introductie van nieuwe financiële software en het vertrek van ervaren collega’s hebben we elkaar hard nodig om te begrijpen hoe de administratie zijn informatie weer prijsgeeft en welke collega het best past in welke rol.
Als coördinator heb ik direct te maken met drie teams: de financiële administratie, de financial controllers en de businesscontrollers. Daarbij nog met de applicatiebeheerder die mooie downloads uit het systeem weet te toveren. De teams zijn zelfsturend en weten wat ze moeten doen om uiteindelijk een jaarrekening te kunnen opleveren. Mijn taak is het om het hele proces in goede banen te leiden en te zorgen dat alle bijdragen op het juiste moment en in de goede volgorde worden ontvangen.
Het scherm licht op: de directeur is ook vroeg en wil via Teams weten wat de stand van zaken is. Ik leg uit dat we ons het snot voor de ogen werken, maar dat het geen gestroomlijnd proces is. De nieuwe software zorgt voor onverwachte verrassingen. Maar zorgen hoeft hij zich niet te maken. De strakke planning wordt streng bewaakt en de creativiteit van het team maakt dat we ons al improviserend langs de administratieve hobbels en valkuilen manoeuvreren. Wekelijks rapporteer ik over de voortgang en de risico’s in het proces. Met een korte groet breken we het gesprek af. Het werk wacht.
Hollands Kroon heeft een organisatie met 38 zelfsturende teams. Die teams gaan eind januari rapporteren over de bereikte resultaten in het voorgaande jaar, en geven een toelichting op de financiële afwijkingen. Dan moeten ze wel beschikken over de cijfers en die cijfers worden gepresenteerd in een app. Onderdeel daarvan zijn de personele kosten, de kapitaallasten en de verrekeningen met de reserves. Alle inspanning is er deze week, half januari, op gericht om al die cijfers te checken, te boeken of te corrigeren. Dat betekent dat we eind januari al een aardige prognose hebben van het jaarrekeningresultaat. En ook dat de basis is gelegd voor het uiteindelijke boekwerk.
Eerst nog maar een koffie en dan, weer digitaal, in overleg met de financial controllers en de applicatiebeheerder. Er ligt een vraagstuk over facturen waarvan de kosten in het ene, maar de BTW in het andere jaar moet vallen. En hoe het zit met de rentetoerekening aan de grexen. En het lijkt of er een termijn van de algemene uitkering niet is geboekt. We verdelen de taken en maken onze individuele kennis en ervaring tot iets gemeenschappelijks. Learning on the job, dat past bij Hollands Kroon.
De concerncontroller loopt langs en informeert of de accountant al toegang heeft tot de PBC-dossiers. Moet ik even nagaan, maar ik dacht van wel. Niet dat er al veel in zit, maar het vullen begint ondertussen ook te lopen. En de collega’s van VIC doen graag de review zodat de accountant straks niet met lege mappen wordt geconfronteerd of half gevulde dossiers. O ja, dan moet VIC ook toegang tot die mappen…
Het is nog maar amper 10 uur en ik voel adrenaline en energie. Boven de bar, achter mijn rug, hangt de spreuk: “Niks moet, niksen mag” en het lijkt wel of dat iedereen motiveert twee stappen harder te lopen. Ik wil maar zeggen: uitdagende klus, coördinator jaarrekening in Hollands Kroon!
Terug naar overzicht
