Processen, de basis voor verbeteren.
Iedere dag voeren we tal van processen uit. Het begint al vroeg in de morgen met jezelf klaar te maken voor weer een nieuwe werkdag of de kinderen naar school te brengen. Als we dat achter de rug hebben gaan we vrolijk door met het uitvoeren van processen in de organisaties waar we werken. Een proces is dan ook niet meer dan een verzameling van samenhangende, gestructureerde activiteiten of taken die input transformeert naar output met als doel een specifiek product te produceren of dienst te leveren.
Die processen die we uitvoeren zijn vaak spontaan ontstaan wanneer we bij elkaar komen en gestelde doelen nastreven. In veel gevallen ontstaat het ‘gewoon’. Soms weten we niet eens waarom het proces op die manier wordt uitgevoerd. Het gaat vroeg of laat mis als we niet meer weten waarom we de dingen doen die we doen en waarom we de dingen op een bepaalde manier doen.
Dit kwam tot uiting bij één van onze klanten die bezig zijn met een verbeterprogramma van de financiële functie. Vanuit de budgethouders werd aangegeven dat zij naar verouderde data in het financiële systeem keken en daardoor niet in staat waren goed te sturen op hun budgetten. Om de financiële functie te verbeteren was het noodzakelijk dit op te lossen.
Bij deze klant zijn we aan de slag gegaan met een DMAIC aanpak, afkomstig vanuit Lean Six Sigma. DMAIC staat voor Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Dit zijn de vijf fases in het verbeterproject die we doorlopen om van abstracte probleem stelling naar geïmplementeerde en geborgde oplossing te gaan.
Tijdens de define fase hebben we verschillende gesprekken gevoerd met betrokkenen en daaruit bleek dat de data verouderd was, omdat allerlei begrotingswijzigingen nog niet waren verwerkt. Blijkbaar duurde het verwerken van die wijzigingen te lang. Op dit moment wisten we nog niet hoe dat kwam, maar bepaalde we welke doorlooptijd we acceptabel vonden. In dit geval was dat zeven dagen na vaststelling door de gemeenteraad moet het verwerkt zijn in het financiële systeem. Dat werd de doelstelling van het project en daarmee starten we de volgende fase.
In de measure fase zijn we gaan onderzoeken hoe het proces daadwerkelijk loopt. Dit hebben we gedaan door met de betrokken collega’s vanuit verschillende teams in een aantal workshops de stappen inzichtelijk te maken. Dit bracht direct het gesprek op gang tussen collega’s die in hetzelfde proces werken, maar van elkaar niet wisten wat ze precies deden en wat ze van elkaar nodig hadden. Daarnaast hebben we middels een data analyse inzichtelijk gemaakt wat de doorlooptijd van het huidige proces was. Uit de analyse bleek dat het gemiddeld 27 dagen duurde voordat de wijziging verwerkt was.
Vervolgens zijn we in de analyse fase gaan onderzoeken hoe het kwam dat met het proces (zoals we dat tijdens de measure fase in beeld hadden gebracht) het niet mogelijk was om de doelstelling van zeven dagen (vanuit de define fase) te behalen. Dit had een verschillende oorzaken, zo bleek bijvoorbeeld dat er nooit afspraken waren gemaakt over hoe lang het proces mocht duren. Dit was echter niet de belangrijkste oorzaak van de te lange doorlooptijd. Toen we met elkaar goed naar de verschillende processtappen gingen kijken bleek dat de grootste hoeveelheid werk pas gestart werd nadat de raad de begrotingswijziging had goedgekeurd.
Daarna zijn we in de improve fase gaan bepalen welke maatregelen we konden nemen om de oorzaken zoals we die in de vorige fase hadden geïdentificeerd weg te nemen. Enerzijds zijn er afspraken gemaakt over de maximale doorlooptijd van het proces. Anderzijds is het proces dusdanig aangepast dat de grootste hoeveelheid werk nu gedaan is voordat de gemeenteraad besluit over de begrotingswijziging. Hierdoor vind na besluitvorming slechts nog één controle plaats waarna met één druk op de knop de wijziging is verwerkt in het financiële systeem.
In de laatste fase, de control fase, is een nameting verricht om te bepalen of de maatregelen het gewenste effect hebben gehad. Bij deze organisatie bleek de gemiddelde doorlooptijd van 27 dagen teruggebracht te zijn naar 3 dagen. Met als gevolg dat de budgethouders beter in staat waren te sturen op de budgetten en de organisatie weer een stapje dichterbij een sterke financiële functie is gekomen.
Terug naar overzicht
Adviseur
