Verbinding onderbroken. Opnieuw proberen...

‘Assistent-Projectleider’, het zal je werk maar zijn!

7c41757d-9207-4356-a94e-af253e254f4d.jpg

Enigszins vertwijfeld keken mijn vrienden op toen ik vertelde dat ik adviseur ben bij Haute-Equipe en dat ik nu een opdracht uitvoer in de projectbeheersing. “Zeg maar de harde kant van projectmanagement” probeerde ik nog. Op het moment dat ik óók nog toevoegde dat ik dat doe voor grote, complexe, ruimtelijke projecten constateerde ik dat ik ze echt kwijt was. De rest van de verjaardag was een lange zit. Ja Paul, wat doe jij nu precies voor werk?

Wellicht herken je jezelf in vergelijkbare gesprekken. Tijdens je studie lijkt het allemaal ontzettend duidelijk en relevant wat je doet, maar op het moment dat je iets verder gaat in de tijd en vraagt naar de inhoud van je ‘1e baan’ blijkt het toch knap lastig om uit te leggen wat je werk inhoudt. Tijdens mijn eigen studie business administration (bedrijfskunde, in normaal Nederlands) had ik dat al, laat staan nu ik een opdracht uitvoer als assistent-projectleider.

Toch is projectbeheersing een belangrijk onderdeel van projectmanagement. Grote projecten zijn complex en het is niet vanzelfsprekend dat het altijd duidelijk is hoe een project ervoor staat. Projectbeheersing heeft als doel om de juiste sturingsinformatie te leveren zodat de projectmanager zijn project kan sturen en de opdrachtgever een eerlijk beeld heeft van zijn project(en). Als assistent-projectleider verzamel je deze informatie door gesprekken en verschillende systemen voor financiën, planning en kwaliteit. Hierover rapporteer je middels voortgangsrapportages. Deze worden voorzien van de mogelijke risico’s en de gevolgen hiervan voor planning en financiën. Ook worden hierin beheersmaatregelen opgenomen voor de belangrijkste risico’s.

Samen met andere collega’s van de Gemeente Gooise Meren werk ik zo aan verschillende beheersaspecten van projecten.  Mijn rol is de opdrachtgever, dan wel de projectmanager te voorzien in de juiste sturingsinformatie.

“Uhm. Maar wat doe jij dan precies, Paul”?

“Oké, laat ik het anders uitleggen. Stel je eens voor dat je een arretjescake  bakt. Je weet welke arretjescake je wilt maken (scope) en hoeveel deze mag kosten (geld). De arretjescake is voor de verjaardag van je moeder en die is overmorgen jarig. De arretjescake moet een halve dag afkoelen, dus je hebt nog anderhalve dag (planning/tijd). Terwijl je een boodschappenlijstje maakt bedenk je opeens dat er weleens geen cacao zou kunnen zijn in de winkel (risico). Hiervoor bedenk je een andere topping als alternatief, mocht dat inderdaad zo blijken te zijn (beheersmaatregel). ’s Avonds bij het eten hebben jullie het nog eens over de verjaardag van je moeder en daar blijkt dat je jezelf hopeloos hebt vergist in de datum. Ze is een dag eerder jarig (super gênant). Om toch op tijd klaar te zijn moet de planning aangepast worden. Je moet morgen in de ochtend de hele arretjescake bakken. Daarom besluit je om het budget te verhogen zodat je bij een duurdere supermarkt boodschappen kunt doen die nog deze avond open is. In de winkel doet zich nog een andere verrassing voor. De cacao is er wel maar de nootjes voor aan de binnenkant blijken op te zijn (issue). Dat betekent dat je een net iets andere arretjescake gaat maken dan eerst bedacht (scopewijziging). De volgende ochtend wordt de arretjescake gebakken. Ondanks de scherpe planning is er toch net te weinig tijd om de arretjescake helemaal af te laten koelen. Hierdoor is de kwaliteit wellicht iets minder bij het opdienen, maar dat mag de pret niet drukken. De verjaardag van je moeder kan beginnen!”

Projectbeheersing lijkt hier wel een beetje op. Voor de arretjescake moet een planning gemaakt worden, er was een scope die wijzigde door optredende risico’s en er waren wijzigingen die invloed hadden op de planning. De wijziging van de belangrijkste mijlpaal van de verjaardag zorgde ook nog eens voor een bijstelling van budget en planning. Kortom, een knap staaltje projectbeheersing!

Misschien begrijpen mijn vrienden nu iets beter waar wij ons mee bezig houden. Mijn moeder na deze uitleg in ieder geval wel. Het lijkt haar een zeer afwisselende, uitdagende opdracht.

Terug naar overzicht
paullips.jpeg
Paul Lips
Adviseur
7c41757d-9207-4356-a94e-af253e254f4d.jpg

Samen met ons leg je de basis voor maatschappelijk resultaat.