Privacy- en cookieverklaring Haute Equipe

Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Haute Equipe. Door gebruik te maken van onze diensten of een bezoek te brengen aan onze website, verkrijgen wij informatie en persoonsgegevens over jou. In deze privacy- en cookieverklaring geven wij aan hoe we met die persoonsgegevens omgaan. Indien je hier vragen over hebt kun je contact opnemen met ons via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Wie is Haute Equipe?

Haute Equipe Partners in Public B.V (hierna: Haute Equipe) is een toonaangevend adviesbureau in de publieke sector. Wij houden ons bezig met vraagstukken op het gebied van middelen, informatie- en procesmanagement, subsidies, (revolverende) fondsen, algemeen- en bestuursrecht en het sociaal domein. Samen de basis leggen voor maatschappelijk resultaat. Dat is wat ons bindt.

Haute Equipe is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevensverwerkingen die zij uitvoert of laat uitvoeren.

Hoe gaat Haute Equipe om met persoonsgegevens?

Wij vinden privacy en gegevensbescherming erg belangrijk en willen ervoor zorgen dat (persoons)gegevens bij ons in goede handen zijn. Wij waarborgen daarom de privacy van betrokkenen en zorgen er zo goed mogelijk voor dat de gegevens die wij verwerken goed beveiligd zijn en dat verwerkingen voldoen aan de wet. Alle gegevens die aan Haute Equipe zijn verstrekt (waaronder informatie van onze opdrachtgevers) en die wij zelf verzamelen, trachten wij enkel toegankelijk te maken voor geautoriseerde medewerkers. In onze organisatie worden regelmatig privacy-voorlichtingsbijeenkomsten gehouden en bij de komst van nieuwe medewerkers wordt aandacht besteed aan privacy en juiste omgang met data. Zo zorgen we dat medewerkers niet alleen intern maar ook bij onze opdrachtgevers op een juiste manier omgaan met persoonsgegevens.

Doeleinden van de gegevensverwerkingen

De (persoons)gegevens die wij verzamelen worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hieronder wordt per doeleinde aangegeven welke persoonsgegevens wij verwerken.

Het leveren van onze diensten

Wanneer we voor een opdrachtgever werken, verzamelen we informatie in het kader van de werkzaamheden. Ook bij contact met potentiële opdrachtgevers worden persoonsgegevens verwerkt. Gegevens van (potentiële) opdrachtgevers en hun contactpersonen worden bewaard om contact te houden over lopende en nieuwe opdrachten en om aan relatiebeheer te doen. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Gegevens contactpersoon (naam, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres, functie)
• Bedrijfs(contact)gegevens
• Betaalgegevens
• Factuurgegevens
• Eventuele inhoud van correspondentie

Nieuwsbrief en (eenmalige) services

Bij het aanmelden voor deelname aan bepaalde services (zoals pools of activiteiten van HE-Doet) en nieuwsbrieven vragen wij vooraf toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Onze nieuwsbrieven bevatten hiervoor afmeldlinks. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn afhankelijk van de geleverde service, maar denk hierbij aan:

• (Gebruikers)naam deelnemer
• Adresgegevens
• Contactgegevens (zoals een e-mailadres en telefoonnummer)

Contact

We bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Zo kun je ons bereiken via e-mail, telefonisch, per post en via het contactformulier op de website. Afhankelijk van de manier van contact, worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam
• (Zakelijke) contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
• Organisatiegegevens
• Aanvullende informatie die je zelf verstrekt

Sollicitatie

Wanneer je solliciteert voor een functie bij ons, verwerken wij persoonsgegevens om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Referenties
• Aanvullende informatie die je zelf verstrekt

Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet bij ons in dienst treden, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens nog maximaal vier weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij je bijvoorbeeld nogmaals benaderen met extra vragen of wanneer andere sollicitanten bij nader inzien minder geschikt blijken te zijn. Bij of na jouw sollicitatie vragen we je eveneens of we de persoonsgegevens die je hebt verstrekt langer mogen bewaren om je op een later moment te kunnen informeren over een andere geschikte functie. Deze langere bewaartermijn is maximaal één jaar na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Jouw gegeven toestemming hiervoor kun je op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen.

Kennissessies

Wij verzorgen en organiseren regelmatig presentaties, kennissessies en andere evenementen. Voor deze doelen worden ook persoonsgegevens verwerkt.

• Naam (contactpersoon)
• Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
• Functie
• Bedrijfsgegevens

Wij vragen deelnemers aan deze evenementen toestemming om gegevens over hen te bewaren om een eventuele uitnodiging voor andere evenementen toe te kunnen sturen en in het kader van relatiemanagement (bespreken van toekomstige opdrachten en geschikte functies). Wanneer toestemming is gegeven, worden deze persoonsgegevens niet langer dan een jaar na toestemming bewaard. Gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken door contact met ons op te nemen.

Wettelijke verplichtingen

Naast de hiervoor benoemde doeleinden verwerken wij ook persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om te voldoende aan de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Delen met derden

Wij verstrekken persoonsgegevens enkel aan derde partijen wanneer dit is toegestaan op basis van de huidige wetgeving. Zo kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met leveranciers die een dienst of product leveren. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen omdat we hiervoor toestemming hebben gekregen van jou of omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou. Ook delen wij persoonsgegevens wanneer dat mogelijk is door een gerechtvaardigd belang dat we hiervoor hebben. Tot slot zijn we soms wettelijk verplicht om persoonsgegevens te delen, bijvoorbeeld met de politie bij het vermoeden van een misdrijf.

Met alle verwerkers en derde partijen die persoonsgegevens verwerken voor ons of die persoonsgegevens ontvangen van ons zijn afspraken gemaakt, bijvoorbeeld door het afsluiten van een (verwerkers)overeenkomst, of is het delen op een andere manier juist geregeld.

Derde partijen die persoonsgegevens verwerken zijn bijvoorbeeld:

• IT-leveranciers en IT-dienstverleners
• Partijen die administratieve diensten verrichten voor ons
• Bezorgdiensten
• Evenementorganisaties en -locaties
• Cookieleveranciers

Beveiliging

Naast een juiste omgang met data dragen wij ook zorg voor een goede beveiliging van persoonsgegevens. Wij nemen daarom passende beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeautoriseerde toegang te beperken. Enkel de noodzakelijke medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens over jou en wij controleren regelmatig onze veiligheidsmaatregelen. Maatregelen die wij onder meer treffen zijn:

• Logische toegangscontrole op onze laptops en de systemen die we gebruiken. Denk hierbij aan persoonsgebonden accounts met wachtwoorden en met gebruikmaking van multifactorauthenticatie
• Versleuteling van digitale bestanden (encryptie)
• Beveiligde netwerkverbindingen
• Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, zoals tags en alarmsystemen

Binnen onze kantoren en bij opdrachtgevers werken wij zoveel mogelijk digitaal. Online en digitale gegevens worden beveiligd en voor overbodige fysieke documenten gebruiken wij een papierversnipperaar.

Bewaartermijnen

Haute Equipe bewaart gegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijn(en) voorschrijven. Indien er geen wettelijk voorschrift bestaat, worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Nadat de bewaartermijn is afgelopen, worden de persoonsgegevens definitief verwijderd of vernietigd. De bewaartermijn die wordt gehanteerd, is afhankelijk van de aard van de gegevens. Zo worden persoonsgegevens die zijn betrokken bij de fiscale bewaarplicht zeven jaar bewaard. Persoonsgegevens uit sollicitatieprocedures worden vier weken bewaard, tenzij toestemming is verkregen voor een langere bewaartermijn, dan worden deze gegevens niet langer dan één jaar bewaard. Persoonsgegevens die zijn verkregen voor of uit een arbeidsovereenkomst worden bewaard tot één jaar na datum uitdiensttreding. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor marketingdoeleinden, het verwerven van opdrachten, relatiemanagement, en gepersonaliseerde content dan is de bewaartermijn één jaar na het beëindigen van het contract of de relatie.

Cookies op website

Op onze website worden cookies van onszelf en van derde partijen gebruikt. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals computer, smartphone of tablet) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om: 

• Functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies)
• Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies)
• Gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies)

De cookies die gebruikt worden verzamelen de volgende gegevens van je:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Applicatie- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over de diverse cookies die gehanteerd worden: er wordt onder meer informatie gegeven over de aanbieder, de vervaltermijn en het type cookie dat het betreft. Tevens zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van bepaalde cookies.

In- en uitschakelen van cookies

In de webbrowser die je gebruikt kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Bekijk de handleiding van de browser die je gebruikt voor meer informatie hierover. Let wel op dat veel websites niet optimaal werken als niet wordt ingestemd met het gebruik van cookies.

Cookies verwijderen

De meeste cookies hebben een ‘houdbaarheidsdatum’. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies eerder handmatig te verwijderen, bekijk hiervoor de handleiding van de browser die je gebruikt.

Welke rechten heb je?

Als betrokkene, de persoon van of over wie wij persoonsgegevens verwerken, heb je verschillende rechten:

• Het recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• Het recht op wijziging of aanvulling van de persoonsgegevens die wij verwerken;
• Het recht om gegeven toestemming altijd weer eenvoudig in te trekken;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (waarna de gegevensverwerking mogelijk stopgezet wordt);
• Het recht om te eisen dat persoonsgegevens worden gewist waarvoor geen gegronde reden meer bestaat om deze te (laten) verwerken;
• Het recht om persoonsgegevens over jou of die met jou te maken hebben over te laten brengen naar een externe partij;
• Het recht op het tijdelijk stopzetten van (een bepaalde) verwerking van persoonsgegevens;
• Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming (dit is een beslissing die is genomen zonder dat er menselijke tussenkomst heeft plaatsgevonden) onderworpen te worden;
• Het recht op (extra) informatie; wij doen ons best zo volledig mogelijk te informeren over de gegevensverwerkingen, maar het kan zijn dat je als betrokkene extra informatie over een specifieke verwerking nodig hebt.

Niet ieder recht is altijd toepasselijk of kan zomaar met succes worden uitgeoefend. Er vindt veelal een belangenafweging plaats. Voor de uitoefening van deze rechten kan het zijn dat wij je vragen om je te identificeren. Dit kan door bijvoorbeeld specifieke gegevens bij je op te vragen zodat wij weten dat jij de juiste persoon bent voor het uitoefenen van één van deze rechten.

Wanneer je een verzoek indient om een recht uit te oefenen, zullen wij in principe binnen één maand aan het verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden verlengd worden wanneer het verzoek bijvoorbeeld erg complex is. Je ontvangt binnen de eerste vier weken een bericht als wij deze termijn verlengen.

Indien je één van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun je dat kenbaar maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Vragen en klachten

Wanneer je vragen hebt of een klacht wilt indienen over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kun je contact met ons opnemen met onderstaande contactgegevens. Vragen en klachten worden intern zo spoedig mogelijk opgelost. Wij houden je op de hoogte van de vorderingen. Mocht je echter vinden dat wij je niet op de juiste manier hebben geholpen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via het contactformulier.  

Contactgegevens

In het geval van vragen, verzoeken of klachten kan er contact worden opgenomen met onze functionaris gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@haute-equipe.nl, telefonisch op +31 (0) 23 – 547 19 13, of via een brief aan:

Haute Equipe Partners in Public B.V.
Raadhuislaan 2
2131 BE Hoofddorp
t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming

Datum laatste wijziging