Procesoptimalisatie - De Fryske Marren

Implementatie van Resultaatgericht Werken

Sinds januari 2023 werkt het sociaal domein bij gemeente De Fryske Marren ‘Resultaatgericht’. Met als doel dat cliënten onder de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) op een efficiënte wijze zorg en ondersteuning ontvangen, waarbij betere resultaten behaald worden tegenover acceptabele kosten. Tijdens de implementatie van deze nieuwe werkwijze bleek dat het huidige werkproces leidde tot een opgelopen werkvoorraad. Haute Equipe werd ingeschakeld om middels verbetermanagement dit werkprocessen te optimaliseren.

01 Uitdaging

Wanneer er door een sociaal wijkteammedewerker is vastgesteld dat er een zorgindicatie nodig is om te voorzien in de zorgbehoefte van een inwoner, dient dit administratief verwerkt te worden door de Backoffice. Deze stuurt een bericht naar de zorgaanbieder, zodat zij kunnen starten met de zorg. Dit werkproces leidt tot veel handelingen, waardoor medewerkers onvoldoende tijd hebben om de werkvoorraad bij te houden. Het resultaat; een opgelopen werkvoorraad die door de aanhoudende drukte niet meer ingehaald kon worden.

02 Oplossing

Allereerst heeft adviseur Jessica de volledige werkvoorraad voor deze regeling overgenomen. Hierdoor werden de collega’s wat ontzien en konden zij de overige regelingen oppakken. Dit zorgde ervoor dat de opgelopen werkvoorraad kleiner werd en er overzicht ontstond.

Daarna was het tijd voor verbetermanagement. Tijdens de periode van het verwerken van de werkprocessen waren er al snel meerdere verbeterpunten zichtbaar. Na deze punten te hebben verzameld, werden de beoogde verbeteringen getoetst op haalbaarheid. Binnen een organisatie zoals De Fryske Marren is het essentieel dat de verschillende belangen worden behartigd, waardoor veel overleg en afstemming cruciaal is. Daarom is er veel geschakeld met de betrokken partijen zoals kwaliteit, contractmanagement, het sociaal wijkteam en applicatiebeheer.

Een ander belangrijk component is het creëren van draagvlak op de afdeling. Om dit te bereiken zijn er verschillende sessies georganiseerd met de Backoffice om de medewerkers mee te nemen in de veranderingen. Hierin kregen zij de ruimte om op deze veranderingen te reageren en vragen te stellen. Zij zijn immers degene die ermee moeten gaan werken. Denk hierbij aan het presenteren van de veranderingen, maar ook aan bijvoorbeeld een testsessie van het nieuwe proces. Uit deze analyse is een adviesrapport gekomen met verbetervoorstellen. Deze zijn goedgekeurd en overgenomen, waarna de verbeteringen geïmplementeerd konden worden.

03 Resultaat

Er ligt nu een zo optimaal mogelijk administratief werkproces Begeleiding & Dagbesteding, inclusief een stap-voor-stap werkinstructie met minder handelingen. Dit gaat helpen om de werkvoorraad op orde te houden, waardoor zorgaanbieders op tijd de indicatie ontvangen en de zorg voor inwoners in kunnen zetten.

Hulp bij verbetermanagement?

Wil je hulp bij het optimaliseren van (werk)processen? Onze adviseurs bieden ondersteuning bij verbetermanagement. Neem gerust eens contact op met Adviseur Bedrijfsvoering Jessica Groskamp.

Meer over verbetermanagement