Professionals zijn het liefst met hun vak bezig. Dat is ook de bedoeling, alhoewel in de praktijk de administratieve taken groeien, zoals het registreren van gegevens in digitale systemen. Denk bijvoorbeeld aan post- of mailregistraties. Dit komt doordat er meer gegevens nodig zijn voor managementinformatie, integraal werken (cliëntsystemen), voor kwaliteitsborging, beperking van de aansprakelijkheid, etc. Daarbij komt dat allerlei bedrijfssystemen niet altijd (goed) gekoppeld zijn.
Op zich logische ontwikkelingen, maar het effect hiervan is dat de vakspecialist vaker met interne administraties bezig is dan met zijn vakspecialisme.
Wat is RPA?
RPA staat voor Robotic Process Automation en is een oplossing waarbij herhalende handelingen door een softbot worden uitgevoerd. Een softbot is een virtuele medewerker die het mogelijk maakt om 24/7 administratieve handelingen over te nemen. De softbot kan gegevens invoeren, valideren, verrijken, synchroniseren, verwerken, verzamelen en rapporteren. Dit vraagt wel om duidelijke instructies.
| Categorie | Definitie |
| Invoer en verwerking | Opvoeren van gegevens en verwerking in de betreffende omgevingen |
| Vergelijken en valideren | Gegevens met elkaar vergelijken die in meerdere omgevingen voorkomen |
| Koppelen en synchroniseren | Losse omgevingen met elkaar koppelen en de gegevens distribueren naar de betreffende velden |
| Verzamelen en rapporteren | Rapportages genereren op basis van gegevens uit een of meerdere bronsystemen |
RPA in de praktijk
RPA is inzetbaar op onderwerpen als het registreren van poststukken en deze koppelen aan de juiste zaken in het systeem, het aanmelden van nieuwe medewerkers in de systemen of binnengekomen of uitgaande facturen op de juiste kostenplaatsen inboeken. Daarnaast zijn er nog tal van mogelijkheden waarin RPA een oplossing biedt om herhalende handelingen uit een werkproces te halen. Denk hierbij aan:
• HR processen voor in- en uitdiensttreden
• Verwerken van rechten in bedrijfssystemen
• Synchroniseren van gegevens tussen systemen als vervanger van (API)koppelingen of in het kader van migratie
• Processen bij bijvoorbeeld vergunningverlening
RPA maakt het werk leuker en efficiënter in het sociaal domein, financiële administraties, dienstverlening en zaakgericht werken. Medewerkers komen meer toe aan hun vakinhoudelijke werk en de personeelsbezetting hoeft niet uitgebreid te worden. Bovendien neemt RPA administratieve fouten weg die ontstaan door het overtikken van informatie. Dit komt de informatiekwaliteit ten goede. Uiteindelijk kan RPA zelfs een aantal organisatierisico’s wegnemen.
Hulp bij het inzetten van RPA
Haute Equipe biedt hulp bij het inventariseren mogelijke RPA processen, het opstellen van een businesscase en uiteindelijk de besluitvorming. Daarna volgt een kick-off met betrokkenen binnen de organisatie en eventueel daarbuiten. Vervolgens wordt met betrokkenen de aanpak doorgenomen en kan het configureren van de softbot beginnen. Na de testperiode is het tijd voor de landing van de verandering in de organisatie. Het project wordt afgesloten met een evaluatie.