Verbeterde VIC voor bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe
Met twee adviseurs heeft Haute Equipe een mooie bijdrage geleverd aan het verbeteren van de interne beheersing van de bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) en de deelnemende gemeenten. Door niet alleen mee te helpen met de uitvoering, maar ook de Verbijzonderde interne controles te verbeteren hebben Jan Date van der Werff en Damian van der Laar, beiden adviseurs van Haute Equipe, de klant echt verder kunnen helpen. In dit verhaal lees je hoe Jan Date en Damian dit samen met team VIC voor elkaar heeft gekregen.
Het begon in april 2019. Jan Date van der Werff, adviseur van Haute Equipe, kreeg van de BWB de opdracht om Verbijzonderde interne controles (VIC) uit te voeren. Deze controles worden uitgevoerd voor de deelnemende gemeenten Culemborg, West Betuwe, Tiel en voor de bedrijfsvoerings-organisatie zelf. Op het moment van de start was er een klein VIC-team van ervaren medewerkers werkzaam. In de eerste maanden van de opdracht is Jan Date samen met dit team bezig geweest met het afronden van het jaarrekeningtraject door het beantwoorden van de vragen van de accountant. Er waren meer vragen dan anders. Dit had te maken met extra eisen die door de accountant werden gesteld, bijvoorbeeld over de prestatieverklaringen. Deze periode vroeg dan ook de volledige aandacht van het VIC-team.
Nadat Jan Date met het VIC-team de werkzaamheden had afgerond was het jaar 2019 inmiddels een behoorlijk eind gevorderd en kon de blik op het lopende jaar worden gericht. De hele controle over 2019 moest nog worden gepland en uitgevoerd. Intussen groeide het besef bij de concerncontrollers en de leidinggevende van de afdeling dat er wat moest gebeuren om te voorkomen dat het controlejaar 2019 een herhaling zou worden van het vorige jaar, en dat weer achter de feiten aan zou moeten worden gehold. Het plan was om de controles over 2019 versneld uit te voeren zodat in 2020 de controles zo veel mogelijk in het controlejaar zelf uitgevoerd zouden kunnen worden.
*Het Vic-team, met rechtsachter Jan Date van der Werff
Om de beslissingen over de versnelde uitvoering te kunnen ondersteunen, was inzicht nodig in de voor de controles benodigde uren. Het VIC-team heeft, met de inzet van Haute Equipe, een realistische urenplanning gemaakt. Dit was mooie informatie waarmee de beschikbare en de benodigde capaciteit in evenwicht kon worden gebracht. Zo zijn bepaalde controles geschrapt die door de concerncontrollers gewenst waren, maar niet direct noodzakelijk waren voor de accountant. Voor de overige uren hebben de organisaties via de concerncontrollers inhuurbudget beschikbaar gesteld. Ook zijn de te controleren processen en de planning afgestemd met de verschillende accountants.
De leidinggevende van de afdeling juridische zaken en control heeft hierop een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gestart, met een uitvraag aan meerdere bureaus. De opdrachtgever koos er voor om begin 2020 via Haute Equipe vier adviseurs, de vaste medewerker Damian van Laar en drie adviseurs uit de flexibele schil, in te schakelen. Haute Equipe heeft hierin een meerwaarde kunnen leveren door op korte termijn op te schalen en meerdere ervaren VIC-ers in te zetten. Flexibiliteit zit in het DNA van Haute Equipe. En dat kwam hier maar weer eens duidelijk naar voren!
En.. is het gelukt? Er moet nog een formele evaluatie plaatsvinden maar het is in ieder geval gelukt om de VIC-werkzaamheden in maart 2020 grotendeels af te ronden. De vragen van de accountant vroegen vervolgens wel tijd, maar niet in dezelfde mate als vorig jaar. Sinds april dit jaar is Jan Date samen met het VIC-team met de controles voor 2020 gestart. Er blijven nog wel uitdagingen, met name op het gebied van de juiste capaciteit en het wisselen van accountants. Maar het VIC-team en Haute Equipe zijn er op gebrand om, samen met de concerncontrollers, de (tijds-) winst die in 2020 is genomen, vast te houden.
Meer weten? Neem contact met mij op via jandate.vanderwerff@haute-equipe.nl of via ons algemene telefoonnummer: 023-5471913.
Terug naar overzicht
