Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen
In juli is weer een nieuwe notitie verschenen van de commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO). Dit keer over het onderwerp onderbouwing prestatielevering bij inkopen. Een onderwerp waar onze externe accountants het komende jaar extra aandacht aan gaan besteden. Uitgangspunt in deze notitie dat je als decentrale overheid (bijvoorbeeld gemeente) bij iedere inkoop dient aan te tonen dat de prestatie waarvoor je betaalt, daadwerkelijk heeft plaatsgevonden én dat de prestatie bedrijfsmatig is van aard en past binnen de gemeente. Maar hoe doe je dat dan? Moet je ieder bonnetje onderbouwen?
In het kort de aanbevelingen:
- Leg vast in je procesbeschrijving hoe functiescheiding is geregeld binnen het inkoopproces. Degene die de prestatie vaststelt moet iemand anders zijn dan degene die de bestelling doet.
- Leg in de procesbeschrijving vast hoe de prestatielevering wordt gecontroleerd. Dus hoe heb je geregeld dat het reproduceerbaar is dat een prestatie is geleverd. Bepaal aan de hand van een risicoanalyse boven welke grens of voor welke categorie je prestaties onderbouwd wil zien en stem dit af met je accountant. Immers, niet ieder klein bonnetje hoeft persé onderbouwd te worden.
- En laat het bestaan en de werking van het proces intern auditen
De notitie en de voorbeelden van prestatieonderbouwing kun je u hier vinden: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/brochures/2020/07/24/vastlegging-en-onderbouwing-prestatielevering-bij-inkopen-door-decentrale-overheidsorganisaties
Wilt u meer weten over dit onderwerp, neem dan even contact op met Nicolette Verlaan via nicolette.verlaan@haute-equipe.nl.
Terug naar overzicht
