De DDFK-gemeenten op weg met haar interne controle
De DDFK-gemeenten (de per 1 januari ambtelijk gefuseerde gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland) wilden in 2017 meer samenhang aanbrengen in hun controlewerkzaamheden. Gestart werd met een Team Concerncontrol om de nieuwe organisatie blijvend te kunnen bijsturen. Een beleidsplan, met de daaruit voortvloeiende bevindingen van onze Gerrit Daleman, heeft ervoor gezorgd dat de jaarlijkse accountantscontrole nu niet meer gebaseerd is op ‘’even snel wat zaken opleveren aan het einde van het jaar’’, maar op gestructureerd werken.
Groeiende noodzaak om vaker bij te sturen
Gemeenten zien steeds vaker in dat hun aloude beleidscyclus, gebaseerd op ad hoc informatie, niet meer zo goed werkt. Er is daarnaast een groeiende noodzaak aan betere interne controle, om te kunnen bijsturen aan de hand van beschikbare actuele gegevens. Gerrit Daleman, junior financieel adviseur bij Haute Equipe, heeft daarom een plan opgesteld voor de DDFK-gemeenten op zowel een strategisch, tactisch als operationeel niveau: ‘’Qua interne controles hanteerde iedere voormalige organisatie een werkwijze waarin aan het einde van het jaar snel wat zaken werden opgeleverd t.b.v. de controle van de accountant. In de nieuwe organisatie hebben wij ervoor gezorgd dat Concerncontrol een rol ging spelen in het blijven bijsturen van de organisatie.’’
De wind waait de goede kant op
Daleman en zijn collega’s realiseerden zich in 2017 dat er binnen de verschillende afdelingen van de gemeente weliswaar werd gewerkt met interne controles, maar dat er nog geen gedeelde visie op IC was, noch een afdeling die er voor verantwoordelijk was. ‘’Samen met mijn collega’s heb ik concreet handen en voeten gegeven aan dit proces. Ik heb een beleidsplan opgesteld waarin de uitgangspunten zijn vastgesteld voor het uitvoeren van onderzoeken op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid. Daarbij zijn ook de kaders omschreven die nodig zijn om tot een goede uitvoer van deze onderzoeken te komen. Vervolgens heb ik een format opgesteld dat gehanteerd kan worden bij een DDFK-brede risicoanalyse zodat prioriteiten konden worden aangebracht. Doordat ik daarna ook een jaar heb geholpen met de uitvoering, is het eveneens gelukt om de medewerkers op te leiden in hun werkzaamheden.’’
Meewerkstand
Gerrit zag daarbij veel enthousiasme ontstaan. ‘’Doordat ik een jaar heb meegedraaid met de afdeling is de uitvoering soepel verlopen. Het was daarbij belangrijk om met de juiste stakeholders afstemming te zoeken. Op die manier werden de verwachtingen over en weer constant afgestemd zodat er eindproducten werden opgeleverd waar iedereen tevreden mee was. Uiteindelijk was de klant erg tevreden met het totaalpakket, en daar gaat het om!’’
Terug naar overzicht
