Rechtmatigheidsverantwoording en nu?
Rechtmatigheidsverantwoording en nu?
Met ingang van het verslagjaar 2023 gaat het college van burgemeester en wethouders (verder: het college) via de jaarrekening 2023 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Dit waarborgt de verantwoordelijkheid voor de naleving van regels met betrekking tot de financie n van de organisatie. Het college is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, conform de realiteit door de wetswijziging rondom decentrale rekenkamers in combinatie met regels omtrent de rechtmatigheidsverantwoording.
Een overzicht in 5 punten en het waarom:
1. De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid gaat van accountant naar college. De verantwoordelijkheid voor rechtmatigheid was altijd al van het college, maar de controle en rapportage hierop werd door de accountant uitgevoerd. (doel: niet de accountant is verantwoordelijk voor bijvoorbeeld een begrotingsoverschrijding, maar het college; de raad voert daarover het gesprek met het college en niet (meer) met de accountant);
2. De verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen moeten worden toegelicht wordt bepaald door de raad en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten inclusief reservestortingen (doel: door het stellen van een duidelijke “norm” is voor bestuurslagen duidelijk waar de “grens” ligt voor bijvoorbeeld begrotingsoverschrijdingen; dit draagt bij aan scherpte in de financie le beheersing en het financieel vinger aan de pols houden). De raad kan er ook voor kiezen de norm strenger te maken, waarmee het college meer zaken moet opnemen in haar afwijkingenrapportage.
3. De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording (doel: om vast te stellen of het college een juiste en volledige rechtmatigheidsverantwoording heeft afgelegd en tevens de toets door de accountant of het college terecht tot de oordeelsvorming is gekomen);
4. Getrouwheidsfouten zijn niet meer per definitie rechtmatigheidsfouten; bijvoorbeeld het niet correct toepassen van de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en getrouwheidsfouten hoeven niet in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen (doel: een scheiding aanbrengen in de verantwoordelijkheden; de accountant gaat over de getrouwheid en het college over de rechtmatigheid);
5. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en geeft een toelichting op de (financie le) rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering (doel: de verantwoording van het college aan de raad over rechtmatigheid expliciet zichtbaar maken en de oorzaken, de beheersing en de maatregelen naar de toekomst nader toelichten).
Organisatie van de rechtmatigheidsverantwoording
Om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen is ook de inrichting van de controleorganisatie van belang. In het ideale geval is het three lines of defencemodel toegepast in de organisatiestructuur. Dit model beschrijft drie controlelijnen die onafhankelijk van elkaar opereren.
De eerste lijn betreft de operationele controle in de werkprocessen. In feite de beheersmaatregelen in het primaire proces wordt door de 'uitvoerenden' een controle uitgevoerd op de toepassing van regelgeving.
De tweede lijn zijn de ondersteunende functies. Denk aan juridische zaken, financie n, inkoopadvies en proceseigenaren. Deze functies adviseren de vakafdelingen om zodoende de werkprocessen rechtmatig te laten verlopen.
De derde lijn is veelal concerncontrol waar de verbijzonderde interne controle (VIC) een positie heeft. Dit is een afdeling / functie die onafhankelijk van het management en direct onder de algemene directie een positie heeft. Vanuit deze onafhankelijke rol worden controles uitgevoerd waarbij, in het ideale geval, zoveel mogelijk wordt gesteund op de 1e en 2e lijnscontroles. Kortom, wordt er getoetst of de controles in de 1e en 2e lijn goed werken en/of goed worden uitgevoerd.
Wanneer de interne beheersing van een gemeente niet geheel op orde is, is het risico op rechtmatigheidsfouten groter. In dat geval zijn diepgaandere controles nodig, specifiek op die onderdelen waarbij de interne beheersing niet voldoende is. Daarbij blijft de organisatie zelf altijd verantwoordelijk voor de situaties waar niet rechtmatig is gehandeld.
Is jouw organisatie op zoek naar tijdelijke ondersteuning van specialisten in rechtmatigheidsverantwoording en bredere vraagstukken op gebied van bedrijfsvoering? Neem gerust contact op met onze relatiemanagers Peter van Oosten (06 - 215 098 34) en John Kaat (06 - 22 57 40 14) voor meer informatie.
Terug naar overzicht
