Procesbeschrijvingen met meerwaarde voor Bergen
In 2021 verandert de manier waarop gemeenten een rechtmatigheidsverklaring verstrekken. Accountants zullen vanaf dan alleen nog maar een getrouwheidsverklaring afgeven, de rechtmatigheidsverantwoording dient dan bij de jaarrekening te worden afgegeven door het college. Deze wetswijziging is aanleiding geweest voor de gemeente Bergen (Limburg) om Haute Equipe te vragen een beschrijving van haar hoofdprocessen te maken zodat zij in control kunnen blijven over hun administratieve organisatie en interne controle.
De opdracht is opgepakt door een team van drie Haute Equipe adviseurs (Koen van de Berkmortel, Tobias van Dalen en Pascal Timmers). Onder leiding van Pascal Timmers, senior adviseur bij Haute Equipe, zijn alle hoofd- en de daarbij behorende deelprocessen binnen de gemeente Bergen beschreven. Bergen, dat met ongeveer 12.000 inwoners een kleine gemeente is, kent een platte organisatiestructuur. De medewerkers van de gemeente, die veelal uit de nabije omgeving komen, zijn erg betrokken bij de organisatie en het werk wat zij doen. Deze prettige cultuur in combinatie met de proactieve aanpak van onze adviseurs heeft ervoor gezorgd dat in korte tijd de nodige informatie over de processen in kaart is gebracht.
Door eerst de opdracht goed af te stemmen met de opdrachtgever en een helder plan van aanpak op te stellen zijn duidelijke uitgangspunten voor het project geformuleerd. Met het akkoord bevonden plan is Pascal met zijn team aan de slag gegaan met het houden van interviews met de betreffende medewerkers van de processen. Tijdens deze interviews is ook informatie opgehaald over de risico’s die de medewerkers tegenkomen in de processen. Met de verzamelde informatie hebben de adviseurs niet alleen de processen beschreven, maar ook een risicoanalyse gemaakt. Op basis van de risicoanalyse hebben zij een aantal concrete aanbevelingen voor beheersmaatregelen gedaan. Dit heeft ertoe geleid dat Haute Equipe Bergen echt heeft kunnen helpen met het krijgen van inzicht in de eigen organisatie en de cruciale processen hierin.
Door onze ervaren adviseurs en de betrokken medewerkers van de gemeente Bergen is de opdracht met een mooi resultaat afgerond. Namelijk werkbare procesbeschrijvingen en praktisch toepasbare aanbevelingen. Wat de opdracht tot een succes heeft gemaakt is een combinatie van de platte organisatie van Bergen, de strakke afstemming met de opdrachtgever en de meerwaarde die is geleverd door de proactieve houding van onze adviseurs.
Wilt u meer informatie over deze opdracht? Neem dan gerust contact op met Pascal Timmers.
Terug naar overzicht
