De opdracht van Jessica bij gemeente De Fryske Marren
De adviseurs van Haute Equipe zitten door heel het land ‘op opdracht'. Maar, wat voor opdrachten? En wat doen ze precies? In deze rubriek willen we jou zo nu en dan kennis laten maken met onze adviseurs en de opdrachten die zij doen. Deze keer: Jessica Groskamp.
Implementatie van Resultaatgericht Werken
Sinds januari 2023 wordt er binnen het Sociaal domein bij gemeente De Fryske Marren 'Resultaatgericht' gewerkt. Het doel van dit principe is dat cliënten onder de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) op een efficiënte wijze zorg en ondersteuning ontvangen, waarbij betere resultaten behaald worden tegenover acceptabele kosten.
Terugdringen van de werkvoorraad
Wanneer er door een sociaal wijkteammedewerker is vastgesteld dat er een zorgindicatie nodig is om te voorzien in de zorgbehoefte van een cliënt, dient dit administratief verwerkt te worden door de Backoffice. Deze stuurt een bericht naar de zorgaanbieder zodat zij kunnen starten met de zorg. Tijdens de implementatie van de nieuwe werkwijze 'Resultaatgericht Werken' is gebleken dat er binnen het cluster Zorg veel handelingen uitgevoerd moeten worden om bovenstaand werkproces binnen de Backoffice af te kunnen handelen. Het is een tijdrovend proces, waardoor de medewerkers onvoldoende tijd hebben om de werkvoorraad bij te kunnen houden. Dit heeft geresulteerd in een opgelopen werkvoorraad die door de aanhoudende drukte niet meer ingehaald kon worden. Om deze werkvoorraad terug te brengen ben ik in mei 2023 voor 24 uur bij de Backoffice gestart om de werkprocessen voor Begeleiding & Dagbesteding op te pakken en deze vervolgens ook te optimaliseren. Drie keer per week reisde ik heen en weer van het Noord-Hollandse Hoorn naar het Friese Joure. Gelukkig heb ik van de lange files bij de afsluitdijk, waar ik menig keer voor ben gewaarschuwd, niet veel gemerkt. Ik denk dat ik de goede kant op reed!
Optimaliseren van het werkproces
De eerste periode van deze opdracht bestond uit het ingewerkt worden door de ervaren krachten van de Backoffice. Na deze inwerkperiode kon ik aan de slag met het verwerken van de werkprocessen 'Begeleiding & Dagbesteding'. Ik had nog geen ervaring met de systemen die hiervoor worden gebruikt, maar na een aantal weken kon ik de volledige voorraad voor deze regeling overnemen. Hierdoor werden de collega’s wat ontzien en konden zij de overige regelingen oppakken. Dit zorgde ervoor dat de opgelopen werkvoorraad steeds kleiner werd en er steeds meer overzicht kwam.
Daarna was het tijd voor het deel waar mijn ambitie ligt: het verbeteren van dit werkproces. Tijdens de periode van het verwerken van de werkprocessen liep ik tegen een aantal knelpunten aan en zag ik snel meerdere verbeterpunten. Na deze punten te hebben verzameld, ben ik gaan onderzoeken of de verbeterpunten die ik voor ogen had ook haalbaar waren. Binnen een organisatie zoals De Fryske Marren is het essentieel dat de verschillende belangen worden behartigd, waardoor veel overleg en afstemming cruciaal is. Daarom heb ik veel geschakeld met de betrokken partijen zoals kwaliteit, contractmanagement, het sociaal wijkteam en applicatiebeheer.
Eerder duidelijkheid rondom zorgindicatie door lagere werkvoorraad
Een ander belangrijk component is het creëren van draagvlak op de afdeling. Om dit te bereiken zijn er verschillende sessies georganiseerd met de Backoffice om de medewerkers mee te nemen in de veranderingen. Hierin gaven we hen ook de ruimte om op deze veranderingen te reageren en vragen te stellen. Zij zijn immers degene die ermee moeten gaan werken. Denk hierbij aan het presenteren van de veranderingen, maar ook aan bijvoorbeeld een testsessie van het nieuwe proces. Uit deze analyse is een adviesrapport gekomen met verbetervoorstellen. Deze zijn goedgekeurd en overgenomen, waarna deze geïmplementeerd konden worden. Er ligt nu een zo optimaal mogelijk administratief werkproces Begeleiding & Dagbesteding, inclusief een stap-voor-stap werkinstructie met minder handelingen. Dit gaat helpen om de werkvoorraad op orde te houden, waardoor zorgaanbieders op tijd de indicatie ontvangen en de zorg in kunnen zetten. Aankomende periode is nog enige afstemming noodzakelijk, maar we verwachten dat het nieuwe werkproces in februari 2024 in productie gaat.
Bedrijfsvoering binnen het Sociale Domein
Zoals je kunt lezen omvat het werken bij Haute Equipe in het domein Bedrijfsvoering niet alleen financiële opdrachten, maar kun je ook terecht komen op andere domeinen, zoals het Sociaal Domein waar ik deze leuke opdracht heb mogen uitvoeren. De fijne ervaring was niet mogelijk geweest zonder het vertrouwen wat ik van de opdrachtgever en de medewerkers van De Fryske Marren gekregen heb. Zo heb ik veel vrijheid gekregen in de manier van werken, waardoor ik praktische oplossingen heb kunnen voorleggen. En door de snelle samenwerking heb ik nooit hoeven wachten op besluiten of reacties, waarvoor dank! Ben je nieuwsgierig geworden naar de opdrachten die wij doen voor onze klanten? Neem dan een kijkje op onze website bij Bedrijfsvoering of neem contact met mij op via LinkedIn.
Terug naar overzicht
