Verbinding onderbroken. Opnieuw proberen...

Corona checklist onderwerpen financiën/bedrijfsvoering

Is de wijze van rapporteren afgestemd met de wensen en behoeften van de raad?  

In het voorjaar en rond de zomer worden vaak (financiële) tussenrapportages aangeboden aan de raad. Deze rapportages hebben als doel de raad in de juiste positie te brengen en van noodzakelijke kennis te voorzien. Hoe moet nu met deze rapportages worden omgegaan?  Mogelijk is minder tijd en minder organisatie mogelijk om een gedetailleerde rapportage op te leveren.  Daarnaast is niet altijd in te schatten wat de (financiële) gevolgen precies zullen zijn. Tegelijkertijd is de vraag welke informatie de raad nu nodig heeft. 

Nu is daarom een goed moment om met uw raad in gesprek te gaan over hun informatiebehoefte. Wat willen zij weten, waar ligt de prioriteit en welke grote keuzes moeten er gemaakt worden? De begroting en de jaarstukken hebben in grote mate een vastomlijnd kader en tijdpad maar voor tussenrapportages is dit doorgaans veel minder het geval. De coronacrisis vraagt om flexibiliteit. Schroom niet dit ook toe te passen op vorm en procedures. Dit kan zowel voor de raad als de ambtelijke organisatie voordelen opleveren, Het kan ook verstandig zijn om contact op te nemen met de accountant en/of de provincie om te inventariseren waar de prioriteiten in uw gemeente zouden moeten liggen. Breng daarbij vooral in kaart waar tijd gewonnen kan worden om de focus op de urgente onderwerpen aan te kunnen scherpen.  

Verleg de focus in rapportages bijvoorbeeld van het melden van financiële verschillen, naar een rapportage over keuzes en risico’s. Verplaats een financieel ingestoken rapportage eventueel naar een moment waarop gevolgen concreet ingeschat kunnen worden. Maar voorop staat: ga bovenal eerst samen met uw raad in gesprek. 

Worden alle mogelijkheden om verbonden partijen te helpen aangewend? 

Samenwerking is voor een gemeente essentieel. Zonder samenwerking zouden alle diensten en voorzieningen die een gemeenten biedt, nooit op een snelle en kwalitatief hoogwaardige manier tot stand kunnen worden gebracht. Kennis van de omgeving en betrokkenheid bij de verbonden partijen is daarom van groot belang. De meeste gemeenten zijn al bezig met inventariseren van financiële en andere uitdagingen van de crisis. Wordt dit ook gedaan met betrekking tot verbonden partijen en is hier contact over met deze organisaties? 

Er lijken voldoende mogelijkheden om binnen de regio samen op te trekken, o.a. bij het identificeren van gevaren en het ontdekken van kansen. Op de hoogte zijn van elkaars ontwikkelingen is daarbij de basis. Is de verbonden partij op de hoogte van een eventuele gewijzigde of verminderde dienstverlening? Kunnen partijen elkaar helpen? Heeft één van de partijen leegloop en kan juist die expertise of capaciteit gebruikt worden door de ander? Er zijn slimme constructies te bedenken waarin problemen omgezet kunnen worden in kansen. De arbeidsmarkt is (in ieder geval tijdelijk) veranderd, mogelijk kan door de organisaties mee worden veranderd. 

Concreet kan het zowel voor de gemeente als de verbonden partij handig zijn als de verbonden partij de verwachting voor de komende maanden in drie scenario’s uitwerkt. Identificeer naast de gevolgen van het verwachte scenario ook de bedreigingen en kansen in een ‘worst-case scenario’ en een ‘best-case scenario’. Communiceer waar mogelijk de hoofdlijnen met partners in de regio om oplossingen te zoeken en risico’s waar mogelijk te mitigeren. Leer van elkaar, vertrouw elkaar en werk samen!  

Let een beetje op elkaar! 

Kunnen maatwerkoplossingen worden geboden in gevallen waarbij de huidige maatregelen niet voldoen? 

In de afgelopen weken zijn een aantal regelingen geïntroduceerd, hebben gemeenten maatregelen genomen om organisaties zo liquide mogelijk te houden en is geprobeerd om in zoveel mogelijk gevallen de continuïteit te waarborgen. Toch is dit voor veel organisaties niet genoeg om het hoofd boven water te houden. Voor gemeente en inwoners kan de crisis financiële gevolgen hebbenMaar ook indirecte maatschappelijke effecten zoals het wegvallen van verenigingen, dorpshuizen of andere maatschappelijke organisaties kunnen groot zijn. 

Alleen door contact te zoeken komen problemen in beeldTegelijkertijd wordt zo in kaart gebracht wat partijen van u verwachten. Wat gebeurt bijvoorbeeld met organisaties die net geen 20% omzetverlies hebben – en dus geen aanspraak kunnen maken op de NOW-regeling – maar bij wie de lasten wel hoog blijven? Zijn tijdelijke maatregelen genoeg om dit op te lossen of worden deze partijen op een later tijdstip alsnog geconfronteerd met (te) hoge lasten? Niet in alle gevallen sluiten de genomen maatregelen aan op de actuele problematiek en mogelijk kan maatwerk in deze gevallen een oplossing bieden. Hiervoor is goede kennis van de omgeving nodig, maar ook creativiteit. Multidisciplinair werken kan hierbij helpen. Zo is vaak kennis nodig van zowel het financiële als het juridische domein. Door domein-overstijgend te denken wordt meerwaarde gecreëerd en op deze wijze kan -met elkaar- maatschappelijk resultaat bewerkstelligd worden. 

Bent u op de hoogte van reeds ontwikkelde robots om bijvoorbeeld de Tozo-aanvragen te behandelen en van andere mogelijkheden op het gebied van robotisering? 

Wij werken samen met Coforce op het gebied van robotisering van bedrijfsprocessen. Coforce ondersteunt organisaties met kennis en kunde bij de transitie naar procesautomatisering. Zie onderstaande links voor meer informatie over Coforce en onze samenwerking. 

Samen met ons leg je de basis voor maatschappelijk resultaat.